Kerhon raportointi

Kerhon toiminnasta raportoiminen kuuluu kerhonohjaajan tehtäviin. Yhdistykseen toimitettavat raportointitiedot on tärkeää  tehdä ajallaan ja huolellisesti. Raportin perusteella maksetaan kerhonohjaajan palkka, välitetään tietoa 4H-liittoon sekä tahoille, jotka rahoittavat 4H-kerhotoimintaa ja seurataan ovatko kaikki kerho-osallistujat maksaneet kerhossa käymisestään. Raportoinnin osa-alueet on listattu alle. Tutustu niihin huolella ja onnistut kerralla!

Raportointiin kuuluu:

1. Kerhopäiväkirjan täyttäminen

- Kirjoita päivyriin kerhosi nimi ja muut tiedot
- Kirjoita "kerhon jäsenet" sivulle kaikkien kerholaistesi ja heidän huoltajiensa tiedot. Tiedot saat yhdistyksestä kun sähköinen kerhoihin ilmoittautuminen on päättynyt. Tarvitset yhteystietoja ilmoittaaksesi vanhemmille esimerkiksi kerhokerran peruuntumisesta tai merkittävästä ohjelmamuutoksesta. 
- Täytä huolella "Kerhon kokoontumiset, osallistujat ja TOP-tehtävät". Katso malli ja huomiot kuvasta alla:
- Palauta syys- ja kevätkauden lopussa, toukokuun ja joulukuun alussa.

2. Kerhotietojen päivittäminen omalla jäsenkortilla

- Kirjaudu jäsenkortillesi osoitteessa oma.4h.fi ja avaa kerhosi sivu.
- Täytä aluksi turvallisuussuunnitelma, jolla ehkäiset havereita kerhossasi ja tiedät miten toimia, jos jotain kuitenkin sattuu. Toimintasuunnitelman voi toimittaa esim. kuvana whatsappiin tai sähköpostiin toiminnanjohtajalle (Annina)
- Tee kerholle toimintasuunnitelma ja pidä se päivitettynä. Voit suunnitella koko syyskauden/kevätkauden kerrallaan tai siten, että ainakin 5 seuraavaa kerhokertaa on aina suunniteltuna ja tiedossa etukäteen. Suunnitelman voi tehdä sähköiselle jäsenkortille ja/tai kerhovihkoon.
- Kirjaa viikoittain kerhokäynnit: Mitä tehtiin riville (sulkuihin) osallistujien nimet, valitse rasti ruutuun myös ohjaajaparillesi ja tehdyt tunnit riville kertakorvauksella ohjaavat merkitsevät 1.

3. Työajanseuranta ja verokortti

- Työajanseurantaan saat lomakkeen 4H-yhdistyksestä. Lisäksi paperiseen kerhopäiväkirjaan osallistujataulukkoon merkitään kerhonohjaajat oikeaan laitaan.

- Muista toimittaa verokorttisi vuosittain ennen palkanmaksua! 

Välineet ja tarvikkeet kerhoihin:

- Kysy löytyykö yhdistykseltä valmiiksi tarvitsemiasi välineitä. Mielellään voi tulla itse katsomaan mitä yhdistykseltä jo löytyy.

- Mikäli joudut ostamaan kerhoon jotain, sovitaan siitä etukäteen toiminnanjohtajan kanssa. Ota talteen kaikki kuitit ostoistasi ja toimita ne yhdistykseen esim. whatsapp-kuvana.

Mikäli raportti palautetaan puutteellisena (merkintöjä puuttuu) ollaan yhdistyksestä yhteydessä asian selvittämiseksi.